首届世界佛教论坛会务工作总结(图)

总结大会现场

首届世界佛教论坛的成功举办，在国内外引起了积极的反响，得到了普遍的赞誉，达到了论坛的召开的目的。杭州作为召开首届佛教论坛的主会场，对论坛的成功举办作出了很大的贡献。首届世界佛教论坛杭州组委会作为论坛筹备的临时性机构，内部各机构围绕中心，服务大局，紧密团结，忘我工作，出色地完成了论坛的各项工作，向上级交付了合格的答卷，受到了上级领导的高度肯定，国家宗教局领导对整个论坛的评价是：“隆重、庄严、大气、和谐”，回顾论坛的会务组工作，现总结如下：
一、 统一思想、高度重视
为办好首届世界佛教论坛，杭州市政府专门下文成立了首届世界佛教论坛杭州组委会，下设一办四组，我们会务组成员由市政府、市佛教协会各有关单位抽调而组建，自组建之日起，经过宣传教育，全体会务组成员，认识到了本次论坛的举办的政治性、重要性、特殊性和复杂性，以及成功举办好论坛的现实意义。全体成员统一思想，高度重视，都能切实按照省委乔传秀副书记“如履薄冰、寝食难安”工作要求，全力以赴地投入到各项会务工作当中去，自始至终保持良好的工作状态，确保了各项会务工作如期顺利地完成。
二、 精心策划、制定方案
首届世界佛教论坛的举办是一项系统、复杂的工程，论坛涉及面广、时间紧、要求高，为保障各项会务工作的既符合上级工作要求，又符合世界各国佛教的礼仪礼规，在3月上旬前，会务组在积极开展会务各项准备工作的同时，组织专门人员，根据工作分工，着手制定会务各项工作方案。为切实制定好各项会务工作方案，会务组多次召开全体会务成员工作会议，对各项方案进行了专门研究和策划，集中个人特长，发挥群体智慧，对各项方案进行反复推敲，字斟句酌，先后制定了会议指南编辑制作方案、会议证件制作方案、会务保障和服务方案、主分会场方案、开幕式实施方案、宴会厅布置方案、宴会实施方案（包括宴会方案、主桌方案、自助餐方案、茶歇方案等一宴二餐三茶方案）、佛教图片展方案、同声传译方案、礼品方案、合影方案、综艺演出现场管理方案、大会堂论坛现场管理方案、各项目经费预算方案等十四个工作方案，同时也编写了首届世界佛教论坛参会指南（送审稿），设计制作了大量的方案配套图片。方案制作完成后，我们多次与国家宗教局和省组委会进行方案对接，在对接中不断进行修改、完善和提高，前后修改各项工作方案多达十余次，倾注了会务组同志大量的心血和劳动，为后面各项会务工作的实施和展开奠定了坚实的基础。方案上报国家宗教局后，得到了表扬，国家宗教局认为我们会务组方案格式统一、条理清晰、通俗易懂，所以首先对会务方案进行了研究批复，并派国家宗教局筹备办公室联络员先到杭州将会务工作方案审批情况告知我们，便于会务工作的实施开展。
三、明确职责、合理分工
根据首届世界佛教论坛杭州组委会各工作组工作职责分工，会务组承担了大会开幕式、宴请等会务方案的拟订，论坛主会场的布置和分会场的确定及布置，同声传译设备的配置，证件的制作和会议材料印制，会议指南的编制，协助国家宗教局做好佛教图片展布展工作，负责礼品的筹备工作以及其他领导交办的工作。面对大量的工作，会务组根据现有人力资源实际状况，及时召开会务组全体成员会议，按照每个组员的工作和专业特点，进行合理的分工，明确各自工作职责，限定各阶段的工作时间，并定期进行督促检查，确保各项工作进度如期进行，比如，会务组副组长，市佛教协会会长光泉法师作为佛教界人士，熟悉佛教礼仪礼规和佛教会议的会务工作，他具体承担了大量的会场布置和会务工作，策划和制定了开幕式工作方案，餐饮、茶歇的配料的审核，僧人的调度和排练等工作，光泉会长不顾自己身体欠佳，亲历亲为，废寝忘食，在论坛的会务工作上倾注了大量的心血和劳动，为论坛成功举办立下了汗马功劳。
会务组副组长、市西博办副主任王平具有丰富的大型会议工作经验，工作协调能力强，会务组分配了证件的制作、会议材料印制和会议指南的编制等工作给他，他虽然已经承担了大量的休博会工作，依然十分努力做好首届世界佛教论坛分配给他的光荣任务，虽然证件制作和会议指南内容几经过变化，他都能任劳任怨地完成工作，最后制作的证件和会议指南获得了上级领导普遍赞扬。另外，在论坛即将召开之前，他临时又接到了管理大剧院演出现场的工作任务，他迅速召集有关部门和人员，布置工作任务，落实工作责任，演出当晚他提前来到现场坐阵指挥，确保了演出现场秩序井然。
市贸易局巡视员王泽，余杭民宗局蔡祖云具体承担了一宴二餐三茶方案的制定和实施工作，接到任务后，他们一面及时和国家宗教局同志进行工作对接，对宴会方案进行及时调整、完善和提高；一面多次来到大会堂花中城宴会厅，了解现场情况，确保宴会方案实施到位。同时，将宴会实施方案中暴露出的问题及时向有关领导进行汇报，提出解决问题的思路和办法。虽然宴会工作几经变化，在他们的努力下，13日晚的宴会如期顺利的进行了，获得了各级领导和与会代表的一致好评，让他们留下了美好的印象和回忆。
省人民大会堂李亦平副主任，自大会堂作为承办论坛的工作场所后，主动要求参加市组委会的会务工作，他根据自己丰富的会场工作经验，帮助会务组理清工作思路，献计献策，并主动配合大家工作，每次市组委会工作人员来到大会堂联系工作，他都能非常热情予以接待，解答大家提出的各类问题。大会堂方面还主动接受了大量的横幅悬挂，指示牌的制作和摆放，各类场所的设置等工作。为论坛的召开作出了积极的贡献。
会务组成员道荣法师、陶胜等具体承担了主、分会场、宴会厅布置等方案的制定工作和会场、宴会厅、有关寺院的布置实施，各类牌证、礼品、会务保障用品等的制作工作，僧人内部培训演练等多项十分繁重的工作，为了及时有效地完成各项分工的工作，他们熬过许多不眠之夜，呕心沥血，勤勤恳恳，所有经手的工作都如期保质保量地完成了。
市政府办公厅余晓同志，作为会务组成员，非常关心会务工作，经常在双休日和夜晚加班加点，参与多项会务工作，他也利用办公厅工作的便利条件，主动帮助协调外单位工作，如雷峰塔、火车站、残联等单位的有关工作的协调。同时，他愉快地接受会务组分配的礼品和会议指南等发放和管理工作，他管理有序，沉着应付，整个工作忙而不乱，出色地完成了分工的工作。
另外，市外办孟铁原同志利用自己的语言特长，配合会务组作好委托大会堂租用同声传译设备工作。
为增加各参加布置工作的全体公司成员的大局意识，4月7日下午，会务组组长吴建华副局长专门召集各有关公司负责同志在大会堂召开全面对接会议，会上及时对各公司负责同志进行了宣传教育，提出了工作要求，经过宣传教育，各公司的大局意识、政治意识有了明显提高，他们不分昼夜，加班加点，最终出色地完成各项协议任务，为论坛的成功举办作出了应有的贡献。
考虑到会务组工作人手缺乏，后期市宗教局从各区、县（市）宗教局抽调了一批宗教干部前来协助工作，如汪国才、朱卫民以及其他多位同志，他们在很短的时间内迅速熟悉环境，很快就投入到分配的各项工作当中去，出色完成各项工作任务。
由于我们会务组组内分工合理，职责明确，我们有效地发挥了会务组的团体力量，在大家的共同努力下，我们终于完成了上级交付的各项工作，向首届世界佛教论坛上缴一份合格的答卷。
四、 明确重点，狠抓落实
在论坛的总体方案确定后，从年初离论坛的举办所剩下的工作时间已经不多了，加上中间还夹着春节，有效的工作时间就更加有限。会务工作千头万绪，如何在非常有限的时间内完成论坛的各项会务工作，确保论坛的举办如法如仪，是摆在会务工作中的一个突出问题。我们会务组根据论坛会务工作的实际情况，多次召集组员进行了详细的研究讨论，在集体研究的基础上，我们确定了工作重点，并狠抓工作落实，实践证明成效显著。
我们突出抓好的重点工作有开幕式方案与实施工作，会场布置和管理工作，宴会的实施工作。围绕以上这些重点工作，组长吴建华亲自领导和牵头，会务组或选派组内精兵强将，或利用好领导临时抽调的业务骨干，或增加工作力量，集中精锐力量，突击重点工作，以重点带动一般，推动会务工作全面展开和完成。
由于论坛的开幕式是向全世界现场直播的，而且开幕式好坏直接影响到整个论坛的举办质量，为作好开幕式工作，组长吴建华副局长亲自牵头和主抓，从方案的制定和细化入手，遇到问题，多次主动与国家宗教局和大会堂同志进行对接，要求明确开幕式工作职责和操作流程，虽然开幕式的方案多次有变化，但他不厌其烦，不段深化和细化开幕式的各项细节工作，为开幕式的成功举办进行了充分的准备，取得了明显的成效。
会场布置和管理也是我们会务组确定的一项十分重要的工作，在会场布置方面虽然国家宗教局有了批复的工作方案，我们依然不敢掉以轻心，对各类会场布置，市佛教协会道荣法师分工负责了大量的工作，他思想上一直非常重视，深知会场布置对烘托论坛的主题和衡量论坛的质量方面的作用，对所有布置，他都要求协议单位先做出方案图样，并利用自己丰富的工作经验，对图案进行了反复的检查和审核，也及时向会务组和领导进行了多次汇报，直到大家都很满意为止，会场的布置也得到了上级领导的高度赞扬，评价整个会场“大气，庄严”。论坛期间，会场的管理也是我们会务组十分重视的一项工作，我们深知世界各地高僧大德在信众中的崇高地位，为防止会场出现狂热和混乱，会务组在制定了会场的详细管理方案的同时，也及时通过市宗教局向全市各区、县（市）抽调宗教工作业务骨干，并召集大家，布置工作任务，明确大家工作岗位职责，提出严格工作要求，在论坛期间给大家定点定岗，配合安全组在安检口，内场所有入口，物品寄存处，资料自取处，茶歇点心处，分会场入口处等多处安排宗教工作干部，保障了整个会场的秩序井然。
宴会工作是本次论坛的重要日程安排之一，工作事关重大，会务组组长吴建华十分关注这项工作，亲自参与了方案的制定和实施，随着工作任务的日益繁重，市贸易局的王泽巡视员临阵受命，带领宗教干部蔡祖云，与国家宗教局同志和大会堂花中城保持密切联系，及时了解代表和方案变化动态，提出解决问题的对策，他们不分日夜，不怕辛劳，坚守工作岗位，直到宴会的成功举办，也没有发生任何工作失误，出色地完成宴会工作，受到国家宗教局、省委省政府、市委市政府领导的高度肯定。
另外，我们还注意抓好证件和会议指南的制作，宴会厅的布置、礼品的发放和管理，综艺晚会的现场管理等工作。首先我们对各项工作进行再细化、再分解，并逐条逐个落实到人，明确责任人和完成期限，抓好工作的督察，仅内部工作分工表格我们组就制定了多达20多项工作，计十多页，要求各责任人定期将进度情况向小组汇总，及时分析和查找工作中产生的问题和不足，争取上级领导的重视和帮助，确保各项工作进度不受影响。
由于我们从一开始就十分重视各项重点工作的落实，20多项各类工作都在规定的时间内保质保量地完成，会务的工作顺利有序地进行，为其他各组工作的如期完成起到了很好的协同促进作用，整体上保证了论坛的成功举办。
五、 加强协调，密切配合
从管理学上说，首届佛教论坛的举办是一个非常巨大和复杂的项目工程，之所以称之为复杂，主要原因有，本次论坛层级较多，审批环节也多，信息传递速度较慢；其二论坛为佛教论坛，因为涉及宗教事务，就和一般性的会议和论坛有明显区别，必须要十分小心，倍加慎重；其三因为工作面广，涉及到三地。因此，给会务工作也带来了极大的困难和挑战，为加强信息横向和竖向的充分交流，确保各类信息最为及时准确，我们加强和各有关方面的协调配合，比如当我们遇到难以决断的问题时，我们及时迅速地向省组委会和国家宗教局请示，有时候为找对能够拍板的人，我们不厌其烦地寻找当事人，寻求获得准确无误的信息。为加强和市组委会兄弟组之间的配合和协同，我们及时与其他各组保持沟通联系，主动向兄弟各组获得正确有用的工作信息，减少工作的盲目性，避免工作损失。当遇到和其他组有关的重大事件时，我们也及时在工作例会上向其他各组进行通报，当其他各组需要会务方面资料和信息时，我们也及时地将手头最新资料告知他们，保证了信息的充分流动，使各组都能根据正确的信息进行工作。比如，我们经常性地和组委会办公室保持联系，有事及时向他们报告汇总，办公室及时将重要信息传达到领导，供领导掌握信息和正确决策；我们还与接待组同志保持工作联系，了解代表食宿信息，确保了会议指南编写和证件及礼品发放不出差错；我们与安全保卫组保持联系，及时交换重要信息，配合他们做好安全、交通、卫生防疫等方面的工作；我们也和文宣组保持联系，了解画册的进度，确定新闻中心和新闻工作室等场所。正是由于我们各组之间的大量配合，我们在各环节上才衔接顺利，工作成效明显。
由于主、分会场都在省人民大会堂，与大会堂的协调工作就显得十分重要，为切实作好各项会务工作，我们主动和大会堂方面的工作人员进行沟通联系，提出各项工作要求，明确各项工作任务，保持和加强相互之间的联系，争取他们的配合与理解，自始至终，我们和大会堂方面都愉快地合作，相互之间拾遗补缺，互相补台，为成功的举办论坛起到了很好的作用。
会务组作为一个临时性团队，组员来自各个单位和部门，但接到工作任务后，大家愉快地走道一起，接受新的工作安排，在正、副组长的带领下，大家服从指挥、步调一致、齐心协力、并肩战斗、互相理解、互相配合、相互支持，工作效率成倍提高。
另外，工作上我们会务组积极主动，服从组委会统一指挥，令行禁止，勇挑重担，在早期分工的工作之外，我们还积极主动地完成组委会领导交办的其他新的工作任务，如宴会实施方案的制定和实施，接站牌的设计制作，综艺晚会现场管理等工作，出色地完成上级领导交办的各项任务。
六、 爱岗敬业，甘于奉献
首届世界佛教论坛在中国举办，这在佛教创立2500多年来的第一次，论坛具有政治性、敏感性、复杂性、特殊性、艰巨性等特点，加上有许多不确定性因素，给论坛的举办带来了很大的难度，虽然举办的时间紧、任务重、要求高，但我们全体会务组成员，立足岗位，爱岗敬业，不辞劳苦，不畏艰难，不计个人得失和报酬，主动克服人手少和苦难多等问题，乐于吃苦，甘于奉献，后期几乎每位组员都自觉来到组委会办公室，自觉作好分工的各项任务，经常加班加点，早出晚归，没有一位同志发出牢骚怪话，没有一位同志对工作敷衍了事，没有一位同志推脱责任。
大家都能作到大处着眼、小处着手，向细节要成功，比如在会议指南的内容和图样的编辑上，我们争取作到精益求精，在证件的设计和制作上，我们进行了反复研究、讨论和推敲，力求多出精品，另外，我们在代表就住的各宾馆、火车站、飞机场、游览场所的标语横幅的中英文内容的确定和字体的确定上，在会场指示牌的制作上，在各会务方案的制定和修改上，在会场布置上，都能十分关注细节之处，虽然面临着时间紧、变化大等因素，我们会务组依然以严谨细致的工作作风，确保了各项工作成效显著。
首届世界佛教论坛已经过去，虽然从这次举办当中，我们收获了很多好的经验，但我们也应该看到工作中的不足之处，比如总体方案确定时间太晚；上面工作随意性太大，计划和严肃性不够；管理体制上不太顺；各层次之间协调还有待加强，信息还欠畅通，有待我们进一步深思和改进。


首届世界佛教论坛杭州组委会会务组
2006年4月25日