图书馆自动化之路－－经由建议需求书 RFP

佛教图书馆馆讯 第二期 84年 6月

图书馆自动化之路
－－经由建议需求书 RFP
中央大学图书馆资讯组　黄大伟

【摘要】：本文主要在介绍建议需求书 (Request For Proposal) 的功能、架构、及撰写时应注意的事项，并兼论图书馆自动化系统的评选原则及方法。

一、前言

　　图书馆自动化系统的导入方式，一般不外乎下列三种：1.自行开发、2.购买现成套装、3.专案委托外制。自行开发的个案，已经是极为罕见了；而后二者，都涉及与外部厂商打交道。通常在与厂商接洽的中期，建议需求书 (Request For Proposal，其实好像译为建议征求书比较贴切些，以下简称 RFP）扮演了一个相当重要的角色。在国内，笔者甚至见过，有图书馆就以 RFP之应答书（其实就是厂商建议书），做为合约附件－－即为自动化系统交货验收之规格依归。因此，RFP 之重要，在国内，似乎就要与合约将近有同等效力了。

RFP 的前置作业

　　前面提到，“接洽的中期”，意思就是说，在RFP 之前（也就是“接洽的初期”）还有许许多多的前置作业要做。其中包括：

1.搜集厂商基本资料（通讯资料、文宣广告、用户群……）。

2.整理图书馆本身的需求、作业流程、自动化目标、经费预算额度、及其他相关的数
　据资料。

3.参观同道图书馆（或向已自动化的先进图书馆寻求其自动化经验）……。

4.馆内同仁的再教育与心理建设。

5.草拟一份较为初步简单的RFI（Request For Information ，可以这么译吧－－意
　见征询书），请厂商对于贵馆自动化可能的解决方案提出一些建议。

　　当然，上述这些前置作业，很多都必须持续到 RFP提出后，甚至于自动化系统开始运作之时。不过，如果没有这些前置作业，恐怕也很难有具体的资料来撰写 RFP。

国内图书馆界RFP 之产生方式

　　一般，国内图书馆 RFP的撰写方式，几乎都是“参考比照办理”（说得难听一点或白一点，就是“东抄西袭”啦！）。其实，这也难怪，因为，有多少图书馆都是这么“破题儿第一遭”要推动图书馆自动化；而有多少图书馆同道，曾经受过系统分析的训练，并且实习过 RFP的撰写？这当然是蛮难的。因此，早期，当笔者在电脑公司服务的时候，常常看到的 RFP都是如出一辄-套公式、换数据而已。当然，那时回应的建议书，也都是一个样版，改换客户名称与相关数据而已。时至今日，国内图书馆自动化的风气已盛，慢慢地，我们也逐渐看到一些图书馆开始在评选其系统的“二代”、甚或“三代”；自然，这些二代／三代 RFP就要成熟完备了许多。

RFP 之撰写人与 RFP 有价论

　　其实，在产业界或政府机构部门，讲究的中大型自动化系统，多半是请专业的顾问公司，来撰写其 RFP，这就好像盖房子要请建筑师来画蓝图，装潢要请室内设计师来比稿一样自然。当然啦，在这种情况下， RFP就跟蓝图与装潢设计稿一样是属于有价的智慧财产。所以，国内图书馆的这种自助克难方式，还是相当难能可贵的，足见国内图书馆同道是多么能干。

RFP 与需求书之不同

　　另外，在开始探讨 RFP以前，还要澄清一点，RFP 与需求书不同。经常有许多人把“建议需求书”去了个头，就当成需求书了。其实，正如前面所提，RFP 的 R是“征求 (Request)”，而非“需求 (Requirement)”。需求书，充其量只是 RFP的一部分而已。

二、RFP 之功能

　　RFP 是建立系统时，“正式、形诸文字”与厂商沟通（交换意见）的方式。在国内，因其功能特殊，所以，可能与国外有所差异，这些功能差异，会影响到其内容。在国内，RFP 具有的功能如下：

1.告知厂商系统环境，现况，及预期目标与方向。

2.由上述的系统环境、现况、及预期目标与方向，其实就已透露出预期应答系统的规
　模；当然，也有图书馆更进一步在 RFP上界定或限制应答厂商资格。

3.要求厂商依照固定格式，提供划一评比标准的参考资料。

4.要求厂商清楚描述决标后，厂商应尽之责任与标的系统规格。

5.清楚叙述系统评比标准，采购相关作业程序的注意事项与一些时程叙述。

6.进一步资讯，若有未尽事宜，或有名词释义上的问题应该与哪位联络人接洽。

撰写 RFP 应注意的事项

　　因为 RFP与日后合约的内容有相当密切的关系（甚至，国外有些 RFP的范本，中间有一段落就是要求厂商的建议书中要提供合约的草约），所以，撰写 RFP需要花相当的心思，小心谨慎，力求文字清楚严谨，尽量用量化、具体的数据与叙述，避免有模棱两可或者任何弹性释意的空间或机会。

　　在撰写 RFP的过程中间，对于馆员来说，其实就是一个非常好的学习机会。前面曾提及，为了要清楚叙述图书馆目前的状况、作业方式、及预期目标……这些都需要进行所谓系统分析才能得到的一些资讯。这些必备的作业程序，帮助馆员更加了解图书馆自身的状况与自动化的目的。另外，还要经常与厂商沟通联系，一方面，在专有名词的释疑上要取得大家的共识；另一方面，则要避免一份需求过高的 RFP，最后造成乏人问津，无人应答的结局。

　　还有就是，有些资格限制，要注意立场问题，有时，常常会有“绑规格”的说法，就是用需求或规格来保障一家或少数几家厂商的商机。其实，笔者认为，这真的是立场问题。如果，“绑规格”的用意，是在保障图书馆的权益而非厂商的商机时，这实在不但是无可厚非，而且义不容辞的；可是经常这样的善意与立场，都会因酸葡萄心理而曲解，规模越大的系统采购案，这种流言耳语之害，越是严重，所以，笔者强力建议，RFP 须透过群体决策来共同分摊责任（也就是至少在最后要送交厂商前，需要所有相关人员共同确认通过），同时也可以避免因为一个人的利害关系牺牲了整个团体的权益。

三、RFP 之内容

　　RFP 的内容与架构，主要是依循著其功能脉络而发展，大致如下：

1.系统环境叙述－－现况

2.系统设计目标需求－－主要是大方向，也有图书馆将需求书及名词释疑就放在这个
　部份

3.厂商应答须知：

(1)联络人通讯资料

(2)建议书（或RFP 应答）呈缴期限，及其相关时程之叙述

(3)系统展示方式的叙述

(4)建议书之划一格式（以利未来之评比）
　A.建议系统（标的系统的软、硬体大致规格）
　B.报价资料
　C.草约
　D.需求应答（大多数需求书是放在这个段落）
　E.厂商资格认证
　F.特殊服务项目－－如回溯建档、机读格式转档……
　G.系统环境整备需求
　H.附带条款
　I.备援系统

(5)合约保障条款
　A.交货时程
　B.付款方式
　C.罚则
　D.服务品质要求
　E.履约保证金
　F.保固维护方式
　G.如有纠纷之仲裁机构

(6)软体更新费用问题之澄清

(7)建议书之评比方式

(8)建议书之后续处理－－厂商的建议书由于带有报价资讯，不管系统评选之结果如
　 何，建议书退不退件，图书馆都有责任要替厂商保密。如果要做为教学素材，或
　 提供第三者参考，务必要经厂商同意。

　　上列内容只是一个参考架构，图书馆可参酌本身之特性及主客观环境，自行调整。

RFI与RFP

　　如果图书馆对于打算建制的图书馆自动化系统还没有一个大致的腹案时（也就是要多大的机器、多少个终端机……），这个时候，还没有到达 RFP的阶段。可以先寻求各自动化厂商提供资料，甚至，可以请其业务协同该厂商的图书馆系统人员来提供一个初步的估算或规划，这个就是所谓的 RFI。RFI 可以是非正式的，甚至于可以是口头的意见。RFI 可以作为编列预算的参考，同时，RFI 提供的资讯可以让馆员大致了解图书馆自动化市场的发展现况，及目前的技术水准。RFI 是不具任何法律意义的。

　　RFI 与RFP 最大的不同即在于RFP 已经是评比阶段的起始。RFP 的目的，就在于尽量将一些非重点条件尽量划一，然后突显选机、选系统的主事图书馆最重视的需求。而RFI 还只是在认识系统的阶段。所以，我们可以这么说，RFI 提供给RFP 一些基本资讯，RFP 需要去统合RFI 上一些客观环境条件的歧异。但是，也不要真的就把RFP 当成合约书的唯一依归。其实，在系统选定之前，RFP 尚有很多可以商量的弹性空间，可以用一些但书条款放在合约书上，合约书的法律效令当然要高过于 RFP。

撰写RFP 应注意的事项

　　第一要务是公平：纵使图书馆已经有上下一致的共识，较为倾向于青睐一套特定的系统；在准备RFP 时也应该一视同仁，让大家机会均等。所以，在这个原则之下，提RFP 给厂商的时间，应该一致；给厂商准备RFP 应答的时间也要一致地够长。通常建议寄发RFP 到应答时间，其间最少要留给厂商 6-8周的时间（这是国外的文献建议的，国内的厂商由于竞争激烈，加上国人刻苦耐劳成性，常常一半的时间不到，厂商的业务及图书馆系统专业人员都会焚膏继晷，拼命努力达成使命；笔者曾经见过最短三天！这样当然不妥，期限紧迫的过份了，这会产生很多不好的后果以及不必要的臆测，厂商会怀疑这是“恶性排除手段”）。

　　第二是清楚；减少疑义：这个不容易做到，特别是在图书馆的专业用语上。关于采购、规格、合约、法律……这些采购部门同仁都相当清楚（我是指学校单位总务部门），可是牵涉到图书馆系统的功能，这个就有很模糊的灰色地带。可能同样的字眼有不同的解释，也有可能不同的用语却代表著同样的意义……而问题就在系统评比的主要依据，主要就在于这个模糊的灰色地带。所以，慎重起见，有的图书馆会在寄发RFP 一段期间（约一、二周）之后，举办一个规格需求说明会。同时，为了避免以后的纠纷与误会，除了公开办理的规格需求说明会之外，任何对于厂商的询答，最好能以书面方式（传真或书信）进行，并存档备查。

　　除了对厂商的遣词用字要清楚外，另外也要要求厂商澄清所有的问题：也就是，第三，保障图书馆权益：问清下面这些在国内特殊环境下经常被忽略的问题：

　1.中文终端机模拟软体的费用。

　2.线上公众书目查询系统 (OPAC) 的中文转码机制是在查询终端进行或是在主机转
　　码。因为大多数 OPAC 终端都是 Big-5 PC 。

　3.连线的方式是透过区域网路、电信网路、抑或RS-232串列通讯埠。因为有时候透
　　过不同的管道进来，帐号资源的分配方式不一样。

　4.上线帐号使用权（User License）的计算方式－－这个在主机作业方式下，直接
　　与费用相关。是计算同时上线帐号数(concurrent user id)？还是同时上线连线
　　埠数(con- current user connection)？因为如果是透过 RS-232 串列通讯埠或
　　是电信网路拨接进来，这个数字的上限，都会受到实体设备的限制；可是，倘若
　　透过区域网路、校园网路、甚至于网际网路上线，理论上设备就没有对于最大上
　　线人数的限制了。而这个限制又分为作业系统层次、应用软体层次、资料库层次
　　……不太好懂，是吧？没有关系，只要在系统选择前，要求厂商把这些事项说明
　　清楚就可以了，这篇文章的目的不在于弄清楚这些，因为各个有其诠释的方式…
　　会越弄越复杂，所以，只是在这做个提醒，要您放在心上。

　　会提上列问题的原因，是因为笔者依经验，发现国内图书馆大多数过分注重UNIX作业系统、中文机读编目格式、 中文全汉字交换码、 这些教条（现在可能已经变迷思了），而忽略了这些原则后面的基本精神与落实执行的方式……。

关于系统评选方式

　　这个实在是个困难的问题。台北市市立图书馆资讯室的韩主任一句经典的名言：“没有最好的系统，只有最合适的系统。”；笔者则常喜欢用交友婚姻来比喻图书馆选择自动化系统的历程。问题就在于怎么样去认清与选择您的对象？怎么样才是最合适的系统？婚姻可能严重一点，后半辈子相厮守的伴侣；而通常图书馆自动化系统这个选择是三年五载，而且要耗用相当多的人力、物力……焉可不谨慎？

　　再看看，自动化厂商在选定系统前的殷勤，努力把自我推销给图书馆……岂不正像是努力追求对象的男子？图书馆当然在点头 say yes之前，要认真的选择她的良人。系统选定后，维护良好的厂商关系几乎就是保障系统正常运作的同义词，这和维护和谐的婚姻关系一样需要智慧。不过，这是后话，暂且按下不表。

　　怎么去评选图书馆自动化系统？笔者担任过几个图书馆选择系统时的顾问，通常我最常给的建议是 1.顾问无用论（当然，这是谦称啦……）：其实，这个陈述的真实意义是说选择图书馆自动化系统主要（而且几乎所有）的责任，都在于馆员，最后承担其后果（真正天天要用这个系统执行业务）的也是馆员；顾问最多只是在选择时，提供一些经验，三姑六婆一下，供馆员决策时参考而已。所以，这一个说法主要是强调选择的主体，是图书馆同仁。顾问，不能，也不应该在选系统时拥有投票权。 2.系统的选择是盲目的（正如同爱情是盲目的一般……）：没有人能够在真正用一个系统之前，真正知道这个系统是不是最合适自己，好不好，可能是客观的；可是合适不合适，这就跟喜欢不喜欢一样是相当主观的。所以，还是强调，“馆员是选择的主体”，因为，唯有选择时，是大家群体的决策，一致的共识，全体的“欢喜甘愿（台语）”，最后，无论选择结果的好坏，才能够全体馆员一体同舟共济、团结面对。好在，大部分在国内行销的图书馆自动化系统，都有既有的客户群，意思就是说，已经有图书馆在用，基本上该有的功能都有了，大致上差不到哪里去。

　　也许您看了上述非常消极的叙述，会导致一个结论：

　　那么既然差不多，是否就干脆用“抽签”的？或者“就选价格最低”的？当然不是。过程是很重要的。街上随便一对男女，基本上也都具有婚姻的基本条件与功能，可以传宗接代，可是他们却不见得是对好夫妻。因为感觉不对嘛！笔者在这边强调的一点观念就是：“图书馆自动化系统的选择，基本上不会太离谱（不要把他想像的那么困难；不过，如果您要钻牛角尖，这倒也真是不可能达成的任务，因为多少还是要靠点儿运气，而我们应该努力的，就是降低这个运气的成分，提升理性的比例），重要的是选择的过程，要和谐圆满，公正公开，尤其，要凝聚全馆同仁的共识。这个是选择过程的最大意义，如果和公正公开有所抵触，以凝聚共识为第一优先考量。”只有这样，我们相信，选出来的系统才会合适（就算不适合，也会在共识之下去适应了）。

　　态度和原则大致如上，可是，还有一些形而下的具体方法，可以帮助图书馆增加理性的判断；在选用之前更深入地认识厂商及系统。货比三家，就不外乎这样比的……比品质（包括服务品质）、比价格、比口碑（品牌）。难就难在最后，要把这三种不同计算单位的评估标准要融合在一块儿，所以，就会有什么品质价格比、或者是先开规格标，入围者再开价格标的各式不同的采购方式出来……，恐怕，单单讨论品质价格比的公式，就可以写篇硕士论文，所以，本文就不拟深入探究了。

　　品质，主要的参考依据就是厂商的RFP 应答书（或建议书）、厂商的简报、实机展示、及友馆的经验……打听一下厂商的平均建置时程、问题的支援能力与反应时效、是否有开空头支票（做一些不切实际、甚至于无法实现的承诺。国外叫 promise vs performance ）的记录。RFP主要是希望提供一个客观的评估；可是，正如前文的精神，笔者认为“选择基本上是很主观的喜欢不喜欢”的问题，所以，评比办法上，最好能有足够的弹性，能够充分反应出馆员同仁的好恶，不要太执著于客观的数据，以免“选择了条件最好的系统，却不是很喜欢的系统（然后要努力让她变成一个合适的系统”，勉强撮合了一对怨偶，其后心理建设，恐怕工程浩大到无法想像。这当然是图书馆自动化的一大阻力。当然，这种主观的好恶，是极容易受到简报技巧、简报者口才、简报态度、实机展示时的感觉、乃至于实机展示者的解释说明与态度，而有所影响。笔者的感觉，国内的自动化厂商，在简报时通常表现出高度合作诚意、以低姿态（哀兵必胜……）、诚恳的态度多数较为讨好……当然，这些是否属于甜言蜜语或花言巧语，就需要系统选择委员的智慧与多方验证了。所以，如果有一个类似系统选择委员会（或选机小组）这样的组织，第一，这个团体的主要成员应该为图书馆员；第二、这个团体应该有经常的出席成员，以培养足够的默契与共识（笔者曾经验过，仅出席最后一次决选会议的委员，单凭一面之雅，及厂商的舌灿莲花，就要下决定性的生死定夺。这个“主观”，也未免太冒险了；而其决策品质，更是可想而知的糟）。甚至于，我们应该要求出席评比会商相关会议有一定次数的委员，才具备投票资格；第三、主席（或没投票权的顾问）应该适时地提供专业的咨询及建议，甚至于每一位团体的成员应该充分地沟通，交换意见。

　　价格，这项是毫无疑问的客观指标。如果，价钱谈不拢，再喜欢也没用。口碑，其实，这就是一个“结合许多的主观来成就一个客观”的做法；不过，有时候，意见太多，反而会让人无所适从。老话一句：最后决定自己做，责任自己担，多搜集点资料是不会错的。

四、结论

　　迈向图书馆自动化之路，是漫长的，是艰辛的，也是充满学习的。RFP 是这个历程中间的一个重要阶段，经由提供RFP 所换得的厂商建议书，可以提供一个客观的系统评量比较之参考依据。虽然，笔者认为系统评选，是一个攸关好恶的主观判断；但是，这个中间的过程，往往是减少错误判断之因。所以，一定要谨慎为之。

【参考书目】

1.Request for Proposal for the Ohio Library & Information System (OLIS)
2.Reynolds, Dennis. Library automation. (New York, NY: R.R.Bowker Company,
　1985)
3.Rice, James. Introduction to Library Auto- mation. (Littleton, Colorado:
　Libraries Unlimited, Inc, 1984)