佛教图书馆选采工作进行的方式：

佛教图书馆馆讯 第六期 85年 6月

佛教图书馆选采工作进行的方式：
以法光佛研所为例
法光佛教文化研究所图书馆馆长　张素祯

【摘要】：图书资料的选择与采访工作是项繁杂的程序，但也是门有趣的学问。其所以值得探究，在于选采工作的品质直接影响图书馆的馆藏水准。现今图书资讯虽发达，但佛学方面的图书资料之征集与其他学科相较，还是较不易进行，尤以外文的佛学资讯最明显。本文旨在陈述法光佛研所图书馆选采工作的进行方式，以供各佛教图书馆参考与分享。

关键词：选择；采访；馆藏；佛教图书馆
　　　　Selection；Acqusitions；Collection；Buddhist Libraries

　　法光佛教文化研究所图书馆成立的目的在于配合佛研所的课程目标，提供教师教学与研究生学习、研究所需的资料。因此，图书馆以此宗旨做为图书资料征集行动的准则。

　　为配合本所师生的教学与支援其研究，本馆采访的图书资料语言计有中、英、日、藏、巴利文等。征集以印刷资料如图书及期刊为主，非印刷资料如光碟、录音带及录影带等占少数。

　　本馆征集的管道分两方面：一为读者赠送，另一为本馆购买。

　　赠送方面：赠送来源有外界赠书与本所师生的赠书。教师与研究生们将其以前上课用过的图书资料；或将其学术论著赠送给本馆，以供日后进来的学生参考，抑或从国内、国外带回一些他们认为对教学研究有助益的资料赠送给图书馆，以丰富馆藏。外界的赠送可分佛学学术研究、专书著者与一般读者的赠送。赠予本馆的资料有单册书籍，也有丛书系列。如为丛书类，则需追踪其出版与运送状况，避免书籍赠送不齐或遗漏等状况发生。无论所内或外界的赠书送至本馆后，一律与馆藏书目核对，本馆如未收录才纳入；如已收录，则不再收藏，以避免不必要的复本出现，占据有限的馆藏空间。再则，所有的赠书本馆并非照单全收，必需与佛研所的教学研究宗旨相符才会收录，此目的除避免占据图书馆空间外，更重要的是避免破坏馆藏水准。

　　购买方面：前面曾提过本馆购买的资料以图书与期刊为主。选书工作主要由本所的教师与馆员来担任。资讯的来源有师生推荐、出版社与书商的目录、期刊内附的书评及政府和研究机构出版品书目等方面。

　　征集程序：在本馆获得上述资讯来源后，经由老师与馆员挑选出适合本馆搜藏的资料，再进行书目资料与复本的查证、查核工作，以确定资料的正确性与本馆是否已收录，待此工作完毕之后，制作书目订购单，而后与出版社及书商联系，著手进行采购工作。与国内外出版社及书商联络购买事宜、询问书价可透过书信、传真或E-Mail等方式进行。本馆在收到报价单（invoice）之后，与先前的订购单核对书目是否相符，而后向所内的会计出纳单位申请采购经费。如在国内购买，可透过邮政划拨寄送款项，如向国外订购，则以外汇方式送达国外出版社及书商手中，待汇款手续完成后，将汇款日期记录下来及预估资料的到期日。资料到馆后，验收工作开始：与购买此批资料的订购单核对，再次确认书名是否相符；新书的装订、字体印刷是否有缺失、有无缺页等问题，如有瑕疵，退回对方请他们重寄；注意是否有漏寄资料，如有遗漏，则通知书商或出版社补寄。上述细节皆是验收过程不可忽略的。待这些要项处理完毕后，则可进行分类编目的资料处理工作。图书资料如在预估的到期日之后一段时间仍未送达本馆，本馆将会进行追踪的工作，联络出版社或书商，询问是否已将本馆订购的资料寄出，也请对方查证运送过程细节。待上述工作处理完毕后，才算完成此次的采购工作。

　　本馆主要是透过书商及与出版社直接接洽进行资料的采购工作。国内采购部分直接与各出版社联系；国外部分，日本方面透过代理商购买图书与期刊资料，欧洲、美国、印度及斯里兰卡方面，图书的采购与出版社及书商接洽皆有，但期刊部分皆直接与各出版社联系，而大陆的图书资料则透过香港代理商进行采购工作。除上述的正式管道之外，本馆另有非正式购买管道采购图书资料：如委托在国外就读的本所留学生，在其就读的国家，就近帮本馆购买所需的图书，寄回所内，此一购买与运送手续所需费用皆由本馆支付；再则老师们寒暑假出国时，也可拨空帮本馆挑选适合的馆藏资料。至于大陆出版品部分，除可委托本所师生去大陆时，帮忙采购、携回或寄运回来外，尚可向一些经常往来于两岸的图书掮客采购，以达丰富馆藏之效。

　　印刷资料的征集过程是一项繁琐的工作，但每项细节却是马虎不得的。在执行过程中如有一细节疏忽，将造成图书馆与读者的损失，所以馆员须具专业、细心与耐心及服务的热忱等多方素养。如此繁杂的采购工作，如何使它进行有效率呢？这的确是一项值得深思的问题。除传统式的采购管道确实执行外，尚可透过网际网路（Internet）获取最新书目资讯、选购新书与进行沟通、联系的工作，这在外文图书、期刊的采购方面更具成效。用E-Mail与外国出版社及书商书信往返及进行采购工作，皆有助提升资料采购的效率。此外经费的不足往往是造成图书馆馆藏贫乏的主因，因此行政单位除对图书馆业务有所了解外，且需与图书馆有效配合、全力支援，妥善运用有限的经费，遵循一段完整的采购原则，如此一来不但资料采购能够有效地顺利进行外，也使得馆藏资源能尽量满足其所欲服务对象的需求。