谈佛教图书资料采访作业

佛教图书馆馆讯 第六期 85年 6月

谈佛教图书资料采访作业
慧　翔

前言

　　佛教图书馆的采访作业与一般图书馆大同小异，但由于佛教图书馆有很多资料是以印经会方式出版，因此在掌握图书资料的讯息上较其他学科难，且由于佛教图书馆大都是“一人图书馆”，在人力与经费有限的状况下，要使采访工作上轨道，实属不易。本文是笔者服务于佛教图书馆做采访工作之经验谈，以问题方式整理出来，就教各位先进大德。

一、如何知道佛教图书资料出版讯息？

答：（一）搜集书讯

1. 图书类：新书讯息可参阅国家图书馆编印之“国际标准书号中心通讯”或新闻局
　 出版之“书香月刊”，并与佛教图书出版社建立资讯来往，如：佛光出版社、圆
　 明出版社、法界出版社、新文丰出版社，发函邀请对方若有新书出版能固定将书
　 目寄赠图书馆。

2. 期刊类：可参阅每期“国家图书馆馆讯”之“期刊选目”，根据其收录新登记发
　 行之期刊，以了解是否有佛教刊物，或阅读其他佛教杂志之报导。

3. 会议性资料类：注意各界举办之学术会议，通常会发行论文集。目前在佛教界有
　 几个固定的学术会议，如：中华国际佛学会议、国际佛教教育研讨会、全国佛学
　 论文发表会议等，以上的会议是长期举办，其他不定期会议则可由杂志广告或网
　 路上得知讯息。

（二）采访人员安排固定时间逛书店：可自我规定每月逛书店一次，以了解新书出版
　　　讯息。

二、如何知道印经会出版之图书资料？

答：国内佛教印经单位相当多，将近三十多所，然而这些印经单位，并非一直都存在
　　，常是因某因缘而发起印书，故持续不久。长期一直以印经为主的团体，目前有
　　佛陀教育基金会、大乘精舍印经会、圆光印经会等。这些单位的出版讯息如何能
　　知道呢？

1. 佛陀教育基金会每个月出版“佛陀教育月刊”刊载该会印有那些书籍，可以参考
　 索取。

2. 大乘精舍印经会，有成立会员制度，各馆可视需要加入印经会，该会会固定寄出
　 版书籍给会员。有关每月印经之内容于该单位出版的“慈云杂志”有刊载。

3. 其余各印经会可采用发函方式，请求各印经会将该单位固定印行之经书定期主动
　 寄赠图书馆以充实馆藏。

三、回溯性资料如何索取？

答：常会有图书馆反应新馆成立旧资料买不到，或早期典藏不完整之资料如何处理。
　　依经验可采用以下方式办理：

1. 发函给同质图书馆征求旧资料。

2. 若属期刊，当年度有缺则于该年度结束立即向杂志社补齐。年代久远之期刊，则
　 可询问该社有无出版合刊本。

3. 向原出版单位索取，若该单位已无存书，则可请其代为影印，以方便典藏。

四、新馆成立如何索取图书基本馆藏？

答：目前佛陀教育基金会设有一项制度，若有图书馆欲成立，可以公函该会，该会会
　　准备一些佛教图书馆基本馆藏供典藏。另可发函给同类型之佛教图书馆邀请捐赠
　　图书资料或提供书讯。

五、图书资料采访流程如何？

答：采访流程各馆不尽相同，在此仅举一般通则：

1. 选书：搜集出版目录、书商目录等目录工具及出版消息。

2. 整理介购单：将读者所提之介购单依书名排序。

3. 查证书目资料之正确性：查证内容包括题名、作者、出版年代、出版单位、资料
　 类型等。

4. 查核复本：将整理好的介购单核对馆藏目录、订购中的各项记录及出版书目资
　 料。

5. 制作订购单：将拟购之正确书目资料，填于订购单。

6. 送呈核签：交由单位负责审核，核准后以便申请经费。

7. 寄发订购单：依订购方式办理，如：采用划拨方式或请代理商办理，分类整理后
　 寄发。

8. 验收：核对书目正确否及检查图书有无破损、缺页、印刷模糊，检验符合后即可
　 加盖馆藏章完成验收工作。

9. 登帐及付款：若采书到后付款，则于验收通过后再行付款。

10. 移送编目：移送编目组编目，做图书加工。

11. 新书展示：图书编目完毕，上架供读者阅读。

12. 通知介购者：若该书系读者推荐，可于新书展示后通知读者到馆办理借阅。

六、大批赠送之图书资料（如：结缘书）如何处理？

答：由于一般人认为“印经有功德”，因此常会有很多印经会，不定期寄赠大批佛书
　　到图书馆。图书馆收到这些书的处理方式有以下几种：

1. 先挑选符合馆藏政策之图书及数量。

2. 若一书内容与馆藏相同，仅重新排版印刷，图书馆可视情形代换破旧、毁损之旧
　 书。

3. 与馆员（义工）结缘。

4. 办活动时当作奖品。

5. 转赠他馆。

6. 于法会活动时举办书展与信众结缘。

7. 以交换方式取得本馆所无资料。

8. 退回原处：若无法处理则退回原处。

　　为要避免大批赠阅佛书进入图书馆，造成作业上的负担，最彻底解决之道是，凡有单位要赠书，若仅一种书，可请其先寄一本给图书馆，待阅毕后再去电或回函索取所需数量；若有多种类图书，则可请其先列印一份赠书清单，提供图书馆参考勾选，以免浪费资源。

七、如何淘汰书籍？作业流程为何？

答：一、淘汰原则：

（一）一般图书

1. 内容不符合本馆馆藏发展政策者。

2. 已有新版之旧版书籍。

3. 残缺、破损不利阅读之书籍。

4. 过多之复本书。

5. 各单行本已有汇编本。

6. 五年内未被借阅流通之书籍。

（二）工具书

1. 内容重覆之工具书，择优使用，余者可淘汰。

2. 索引、摘要、书目有汇刊本时，单行本可淘汰。

3. 百科全书如有新版且内容可代替旧版者，可将旧版淘汰。

4. 字典、辞典保留最新版，旧版可淘汰。

（三）期刊

1. 内容发展不符合本馆馆藏发展政策者。

2. 阅读率低且读者反应差者，可予停订。

3. 字体过小，不利阅读者。

4. 零星不全之期刊。

5. 期刊内容之广告部份（如：书讯、法会、征信名单）占全文1/2，过期后则可淘
　 汰。

6. 已经残破毁损者。

二、淘汰流程

1. 确立淘汰标准与淘汰的处理方法。

2. 找出待淘汰之图书。

3. 由其他人进行复审：如：馆长审核。

4. 修正馆藏记录。

5. 移架。

6. 张贴公告：目的在告示读者。

八、过期期刊不装订，如何处理？

答：过期期刊不装订，图书馆可以采用以下方式处理：

1. 佳文可以剪辑。

2. 转赠其他图书馆。

九、佛教期刊采访原则为何？

答：1. 已订的期刊不随意停订。

2. 新发行的期刊不随意订阅，可先索取一期试阅，再决定是否订阅。

3. 已订的期刊，如有缺期，视馆藏政策及学术价值，补充完整。

4. 可查阅读者期刊借阅档，确定续订否。

5. 广告过多之杂志不订。

十、如何选择代理商？

答：选择代理商需考虑以下几点：

1. 规模：选择有信誉、规模大及经销范围较广之书商为优先考虑。

2. 折扣：决定折扣多少的因素包括购买量、种类、服务程度。普通图书折扣多，高
　 度学术性或技术性的著作折扣少。

3. 速度：图书送达之速度。

4. 服务：对于资料有误，补换速度如何。

5. 价格：有关计价方式、付款方式，汇率之计算需合理。

　　另外，还可向邻近图书馆打听、查寻代理商名录、直接向代理商索取资料和目录，了解收费标准、作业方式、服务项目、或根据期刊决定最合适的代理商，以书刊名单选送数家代理商估价，用比价招标方式决定代理商；在选定代理商后，要求当面讨论，一旦决定代理商后，不要轻易更换；若订购刊物繁多，应选择数家代理商，增加效率。

十一、国内中文佛书有否代理商？

答：国内佛学书籍主要代理商有圆明出版社。各馆亦可找就近之佛教文物中心洽办或
　　一般出版社代理。

十二、外文图书如何采购？

答：1. 透过代理商订购：直接向国外出版社采购、委由国内代理商或国外代理商采
　　　 购。

2. 方式：整理图书清单、查对书目资料、制作订单、结汇报关、发出订单、核对发
　 票、付款、办理报关提货手续、收书、核对书目、发票资料、订购资料。

十三、大陆出版品在台湾有那些代理商？

答：目前大陆出版品在台湾之代理商相当多，且会固定将书讯寄到图书馆，图书馆可
　　以透过此书单选择出版品。就个人所知大陆出版品在台湾的代理商收集佛学图书
　　较多的有“香港三联书店”、“文星图书公司”、“成文图书馆公司”、“学峰
　　”、“艺林”等。

十四、图书馆应具备那些采访公函？

答：图书馆对外采访之信函相当多，在此举八种常用的格式，供大家参考。

1. 致谢函

2. 徵求函